Adatkezelési tájékoztató
MATFUND Középiskolai Matematikai és Fizikai Alapítvány

I. Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelési tájékoztatónk ismerteti a MATFUND Középiskolai Matematikai és Fizikai Alapítvány (a továbbiakban Alapítvány) által alkalmazott adatvédelmi és adatkezelési elveket, valamint az Alapítvány alapvető adatvédelmi és adatkezelési szabályait.

Az adatkezelési tájékoztató célja, hogy tájékoztassa a versenyein, rendezvényein résztvevőket, nevezési rendszerébe regisztrálókat, kiadványainak megrendelőit, illetve alaptevékenysége során a vele szerződéses kapcsolatban álló jogi és természetes személyeket arról, hogy ki, mire, mikor, hogyan és mi célból használhatja fel az Alapítvány rendelkezésére bocsátott adatokat, melyek az érintettek jogai és jogorvoslati lehetőségei.

I.1 Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HU/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=HU
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv): http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A1100112.TV)
• a Polgári Törvény-könyvről szóló 2013. évi V. törvény („Ptk.”)

Kötelezettséget vállalunk arra, hogy az általunk nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a fent említett törvényi feltételeknek és az egyéb hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

I.2 Alapfogalmak

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség, vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

II. Az adatkezelő adatai:

• Adatkezelő neve: MATFUND Középiskolai Matematikai és Fizikai Alapítvány
• Székhelye: 1117 Budapest, Pázmány Péter sétány 1/C
• Hivatalos képviselője: Kós Rita
• E-mail cím: matfund@komal.hu
• Weboldal: www.komal.hu
• Adószám: 18157444-2-43
• Nyilvántartási száma: Fővárosi Törvényszék 01-01-6469

III. Az adatkezelés jogalapja

A személyes adatok kezelésének jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett hozzájárulása.

Az Alapítvány elsősorban az alábbi esetekben kezeli a személyes adatokat:

• Tanulmányi versenyekre, tehetséggondozó foglalkozásokra történő regisztráció és nevezés;
• Versenyek részletes eredményeinek nyilvántartása
• Az Alapítvány által szervezett rendezvények jelenléti íveinek kitöltése
• A Alapítvány által megjelentetett kiadványok megrendelése – különös tekintettel a Középiskolai Matematikai és Fizikai Lapokra (KöMaL)
• Az Alapítvány által kiírt vagy kezelt pályázatok beküldött adatlapjai – különös tekintettel az Ericsson a matematika és fizika népszerűsítéséért és tehetségeinek gondozásáért díjakra felterjesztettek pályázataira
• Az Alapítvánnyal valamilyen jogviszonyban álló személyek adatai
• KöMaL Fórum

Tanulmányi versenyekre történő regisztráció és nevezés; Versenyek részletes eredményeinek nyilvántartása

• A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja, a tárolás módja, adatok átadása harmadik félnek:

A KöMaL tanulmányi versenyében a részvételhez online nevezés szükséges – a továbbiakban együttesen Pontversenyek néven hivatkozunk a különböző kategóriájú matematika, fizika, vagy informatika versenyekre. A benevezettek elfogadják az adott év versenykiírását, amelyet a KöMaL honlapján (www.komal.hu) Pontverseny – Versenykiírás menüpont alatt teszünk közzé. Adott tanév során folyamatosan zajló Pontversenyek esetén az online nevezést elküldött tanulók alábbi adatait tároljuk szerverünkön: Név (szükség esetén háromjegyű jelzőszámmal ellátva); Iskola, városnévvel (a tanuló azonosításához szükséges a Pontversenyekben); Osztály (a tanuló azonosításához szükséges a Pontversenyekben); Szül. idő, év, hó, nap (annak eldöntéséhez szükséges, hogy 16 év alatti-e a versenyző); e-mailcím (ide küldjük vissza a jelszót, ami az e-mailcímmel együtt a Munkafüzetbe való belépéshez szükséges). Amennyiben a regisztráció napján a megadott adata alapján a versenyző nem töltötte be a 16. életévét, úgy további adatot kérünk tőle (egyik szülője nevét és e-mailcímét). Mivel 16 éves kor alatt nem nyilatkozhat arról, hogy beleegyezik a pontversenyhez szükséges személyes adatainak tárolásába, így regisztrációját csak akkor fogadhatjuk, ha szülője e-mailes megkeresésünkre kitölti az online beleegyező nyilatkozatot.

Az online regisztrációval adott beleegyezés a tanulói (illetve a szülői) visszavonásig érvényes.

További regisztrációs adatok: levelezési cím (oklevelek postai elküldéséhez); felkészítő tanárainak neve matematikából, fizikából, informatikából (kapcsolatfelvétel, illetve számukra díj, elismerés céljából). A versenyző beállíthatja, hogy nyilvánosak lehetnek-e a részletes pontszámai és azt is, hogy nyilvános legyen-e az e-mail-címe.

Adott tanévben minden versenyző által beküldött megoldást nyilvántartunk, a beküldés módjától függően papír alapon vagy az ún. Elektronikus Munkafüzet rendszerében. A Pontversenyek nyomon követése és végeredményének tanév végi megállapítása érdekében szerverünkön nyilvántartjuk és elérhetővé tesszük minden feladatra az elért pontok számát (részletes eredmények).

Az adatok tárolására használt szerverhez kizárólag az Adatkezelő azon munkatársai férnek hozzá, akiknek munkavégzéséhez ez szükséges. Az adatokat harmadik félnek nem adjuk át.

• Az adatkezelés időtartama:

A versenyzők fent megjelölt személyes adatai közül a lakcímet, a titkosított jelszót az érintett (életkorából és osztályából) várható érettségijének évét követő év december 31-ig tároljuk (versenyzőink jellemzően az érettségivel bezárólag több tanéven át versenyeznek). Az érettségizettek adataira feladatjavítóként, továbbá statisztikai célokból lehet szükségünk.

A postán beküldött megoldásokat legfeljebb az adott tanévet követő 3. év végéig tároljuk, a Munkafüzetbe érkezőket korlátlan ideig. Aki ezt nem szeretné, az írásban jelezze a szerkesztőségnek.

A részletes pontszámok és a tanárok neve egy adott tanév végét követő december 31-éig tekinthetők meg nyilvánosan (ha a versenyző ezt engedélyezte).

Az alábbi adatok – miután megjelentek a KöMaL folyóiratban és vele párhuzamosan a honlapon – nyilvánosak: díjazott vagy dicséretet nyert versenyző neve, iskolája, osztálya és amennyiben fényképét önként beküldte a KöMaL tablóján megjelentetésre, a fényképe.

Az érintett személy bármikor jelezheti az adatkezelő elérhetőségein az adatkezelő részére, hogy honlapján ne használja fel, ne kezelje a jövőben a személyes adatait. Ekkor a versenyző neve helyett a monogramja fog szerepelni, hiszen az eredményt módosítani nem tudjuk, a versenyből utólag nem törölhetünk ki senkit.

Az Alapítvány által szervezett rendezvények jelentkezési lapjának és jelenléti ívének kitöltése

A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja, a tárolás módja, adatok átadása harmadik félnek:

A rendezvények jelentkezési lapján, illetve jelenléti ívén a résztvevő érintettek neve, valamint e-mail elérhetősége; iskolája városnévvel; osztálya; szül. idő, év, hó, nap (ez szükséges annak eldöntéséhez, 16 év alatti-e a jelentkező). Amennyiben a regisztráció napján a megadott adata alapján a versenyző nem töltötte be a 16. életévét, úgy további adatot kérünk tőle: ez az egyik szülője neve és e-mailcíme. Mivel 16 éves kor alatt nem nyilatkozhat arról, hogy beleegyezik a rendezvényen való részvételhez szükséges személyes adatainak tárolásába, így regisztrációját csak akkor fogadhatjuk, ha a szülő által kitöltött beleegyező nyilatkozatot beszkennelve / lefotózva feltöltik a regisztrációs űrlapra.

Az Alapítvány rendezvényei során fényképfelvételek készülnek a résztvevőkről, amelyek készítéséhez és kezeléséhez a résztvevők a rendezvényen való részvétellel automatikusan hozzájárulnak. Erről az Alapítvány külön is tájékoztatja a rendezvényein részt vevőket.

Az adatok tárolása: az Alapítvány szerverén csak elektronikus formában. A fényképfelvételek és a regisztrációs adatok vagy jelenléti ívek pályázati támogatás esetén a szakmai beszámoló részét képezhetik: ellenőrzési céllal az ellenőrző szervezet részére át kell adnunk.

• Az adatkezelés időtartama:

A rendezvények többsége központi állami támogatással jön létre, szakmai -pénzügyi ellenőrzésre egyes esetekben az eseményt követő 8. évben is sor kerülhet, ezért 8 év.

Az Alapítvány által megjelentetett kiadványok megrendelése – különös tekintettel a Középiskolai Matematikai és Fizikai Lapokra (KöMaL)

• A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja, a tárolás módja, adatok átadása harmadik félnek:

név; lakcím; telefonszám; e-mail-cím, számlázási név, számlázási cím, megrendelt kiadványok, példányszám; kedvezmények – a kiadványok megrendelőinek kiszolgálása érdekében.

A tárolás elektronikusan történik, az adatokat harmadik félnek nem adja át az Alapítvány.

• Az adatkezelés időtartama:

Korlátlan ideig. Ha a megrendelő kéri adatai törlését, és a kötelező adattárolási idő letelt, akkor kitöröljük adatait.

Az Alapítvány által kiírt vagy kezelt pályázatok beküldött adatlapjai – különös tekintettel az Ericsson a matematika és fizika népszerűsítéséért és tehetségeinek gondozásáért díjakra felterjesztettek pályázataira

• A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja, a tárolás módja, adatok átadása harmadik félnek:

A MATFUND Alapítvány évente megújított szerződés alapján kezeli az Ericsson a matematika és fizika népszerűsítéséért és tehetségeinek gondozásáért díjakra felterjesztettek és felterjesztőik adatait abból a célból, hogy eldöntsék, kik kapják az adott évben a díjat. Az adatokat az Eötvös Loránd Fizikai Társulat illetve a Bolyai János Matematikai Társulat ügyvezetői részére, továbbá a két társulat által kinevezett bizottságok elnökeinek, valamint az Ericsson Magyarország Kft. díjazással megbízott kommunikációs vezetőjének továbbítja. A tárolás módja: csak elektronikusan, a felterjesztés elbírálása, illetve a további kapcsolattartás céljából.

A felterjesztő (személy, intézmény kollektíva) neve, címe, kapcsolattartó neve, kapcsolattartó telefonszáma, kapcsolattartó e-mail címe, kapcsolattartó címe.

A felterjesztett neve, leánykori neve, anyja neve, születési adatai (hely, idő), lakcíme, e-mail címe, telefonszáma, adott tanévben Iskolája neve és címe, korábbi munkahelyei, beosztásai felsorolása.

A díjazottak alábbi adatait az Alapítvány írásban, postai úton bekéri, 1 példányban papír alapon tárolja: név, előző/leánykori név, születési hely és idő, anyja neve, állandó lakcíme, adóazonosító jele, személyi ig. száma, ha van bankszámlaszáma (ekkor a bankfiók neve, címe, számlatulajdonos neve is).

A banki adatokhoz a díjak összegének kiutalása miatt a pénzügyi vezető egyszeri alkalommal fér hozzá, az utalásokat megelőzően vagy követően nem tárolja azokat. (A díjak kifizetése alapítványi kutatási ösztöndíjak formájában történik.) Az alapítványnál az Ericsson-díjak intézésével megbízott tisztségviselő elzártan tárolja a papíralapú önkéntes nyilatkozatokat.

• Az adatkezelés időtartama:

Az Alapítvány az érintett által megadott személyes adatokat addig kezeli, amíg az érintett a személyes adatok kezelésének megszüntetését kifejezetten írásban nem kéri, de legkevesebb a Ctv és az ÁFAtv által szabályozott időtartamig.

Az Alapítvánnyal valamilyen jogviszonyban álló személyek adatai

• A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja, a tárolás módja, adatok átadása harmadik félnek:

A kezelt adatok a hatályban lévő jogszabályok (Mtv; Ctv; ÁFA-törvény) szerint megkövetelt adatokat tartalmazzák a munkavállalók, szerződésben állók, továbbá az Alapítvány ösztöndíjasai adatainak tekintetében, tárolásuk papír és elektronikus alapon történik. Az adatkezelők (könyvelő, pénzügyi munkatárs, szoftverfejlesztő) szerződését titoktartási melléklettel látjuk el a személyes adatok kezelését és átadását, az adathordozók elvárható biztonságát illetően. Az adatok harmadik félnek pályázatok ellenőrzésére szolgáló szervezet részére adhatók csak át, csak az ellenőrzés céljából.

• Az adatkezelés időtartama:

A törvényekben előírt adatmegőrzés ideje, illetve azt meghaladóan akár 10 év, amennyiben az Alapítvány olyan támogatásban részesül, amelynek szerződése ilyen időtartamot ír elő.

KöMaL Fórum

Kezelt adat: e-mail cím; minden más megadása önkéntes (név, bemutatkozás stb.). Az e-mail cím megadása a bejelentkezés miatt szükséges.

IV. A weboldalak automatikus adatmentése:

Az adatkezelő tulajdonában álló weboldal(ak) technikai üzemeltetése során, személyes adatokat nem tartalmazó, de automatikusan keletkező információkat is eltárolhatunk.

• Domain nevét (URL)
• Hozzáférési adatait
• A számítógép IP címét
• HTTP válaszkódot
• A lekérést kérő számítógép / eszköz operációs rendszerét
• A weboldal látogatása során keletkezett bájtok mennyiségét
• A weboldal látogatásának időtartalmát
• A használt böngészőprogram nevét

V. A cookie-k használatával kapcsolatos tudnivalók, és tájékoztató:

A cookiek-ra vonatkozó jogszabályok és jogi hátterük:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény rendelkezései jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés.

A cookiek a Munkafüzet használatakor arra szolgálnak, hogy megjegyezzék, legutóbb milyen beállításokat használt a felhasználó.

VI. Közösségi oldalakkal kapcsolatos tudnivalók:

Az adatkezelő használhatja a Facebook reklám szoftvereit és azokhoz tartozó, kapcsolódó szolgáltatásokat. (Például: Konverziókövetés, remarketing, retargeting, címkekezelés.) Az adatokat a szolgáltatás során titkosítják és az adatkezelés célja, hogy a közösségi oldalak hirdetéseket tegyenek közzé a felhasználó(k) részére. A közösségi oldalon regisztrált felhasználók adatkezelésének a célja, hogy a közösségi oldalakon, a weboldalt és a weboldallal kapcsolatos elemek, termékek, szolgáltatások, akciók terjesztése vagy magának a weboldalnak a megosztása, illetve „lájkolása”, népszerűsítése. Az adatok forrásáról, azok kezeléséről, illetve az átadás módjáról, és jogalapjáról az adott közösségi portál adatvédelmi tájékoztató dokumentumból, információforrásból tájékozódhat az érintett. Az adatkezelés a közösségi oldalakon történik meg, így az adatokkal kapcsolatos szabályozásokról az adott közösségi oldalakon tájékozódhat tovább. Az érintettek a személyes adataik kezelésével kapcsolatban önkéntesen járultak hozzá a közösségi oldalakon.
A Facebook adatkezelési szabályzata: https://www.facebook.com/about/privacy/

VII. Adatkezelési tájékoztató módosítása:

Az Alapítvány fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót módosítsa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését. Az adatkezelő minden esetben gondoskodik az adatok biztonságos tárolásáról.